Debitoren

Debitor: Definition

Der im Rechnungswesen geläufige Begriff Debitor stammt aus dem Lateinischen, nämlich vom Verb „debere“, das sich mit schulden übersetzt. Somit handelt es sich beim Debitor um jemand, der etwas schuldig ist. Das kann – wie im Eingangsbeispiel – ein Auftraggeber sein, der dem Auftragnehmer die Bezahlung für eine Lieferung oder Leistung schuldig ist. Zum Debitor wird aber auch derjenige, der nach einer Anzahlung eine Lieferung schuldet. Kreditnehmer können im Rechnungswesen aber ebenfalls Debitoren sein. Wesentlich ist, dass ein Posten offen ist. Die Summe der Debitoren weist die offenen Forderungen aus.

Debitoren-Regelung durch das Handelsgesetzbuch

Offene Forderungen stellen Einnahmen dar, die allerdings noch nicht gebucht wurden. Einerseits können diese Forderungen im Rahmen der Bilanzklarheit nicht bei den Einnahmen verbucht werden. Andererseits handelt es sich um „verdientes“ Geld, was natürlich auch nicht unter den Tisch fallen soll. Vor diesem Hintergrund regelt das Handelsgesetzbuch (HGB), wie mit offenen Forderungen zu verfahren ist. Die Bilanzposition „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ gibt Auskunft darüber, wie hoch der Anteil der Debitoren am gesamten Geschäftserfolg ausfällt. Das Pendant dazu stellen die „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ dar – eigene offene Rechnungen, die noch beglichen werden müssen.

Debitorenkonten in der Buchhaltung

Findet seitens des Käufers keine sofortige Barzahlung oder Vorauskasse statt, entsteht für den Verkäufer das sogenannte Debitorenrisiko. Der Gewinn aus dem Verkauf kann noch nicht in der Bilanz aktiviert werden, da die Zahlung noch offen und nicht garantiert ist. Aus diesem Grund erfolgt die „Zwischenbuchung“ in das Konto "offene Forderungen". Erst wenn der Zahlungseingang erfolgt ist, kann der Umsatzerlös auch buchhalterisch realisiert werden.

Zweifelhafte Forderungen

Deutet sich jedoch an, dass der Preis für die Ware oder die Dienstleistung nicht gezahlt wird, muss die offene Position auf das Konto „zweifelhafte Forderungen“ umgebucht werden. Dabei handelt es sich um eine Wertberichtigung. Zweifelhafte Forderungen müssen ebenfalls bilanziert werden. Die Höhe richtet sich nach der Ausfallwahrscheinlichkeit. Bleiben die Debitoren die Zahlung definitiv schuldig, muss der offene Rechnungsbetrag abgeschrieben werden. Die Abschreibung führt zu einer Kürzung des Unternehmensgewinns.

Debitorennummer

Gerade dann, wenn ein Unternehmen viele Kunden hat, ist es üblich, Kundennummern zu vergeben. In der Buchhaltung werden diese zu Debitorennummern. Bei einer großen Zahl von regelmäßigen Kunden ist buchhalterisch für jeden dieser Kunden ein Debitorenkonto vorgesehen. Im Rechnungswesen des Unternehmens wird die Debitorennummer zusammen mit den Rechnungsnummern von Zahlungen und den dazu gehörigen Verwendungszwecken erfasst.

Debitorischer Kreditor

Es ist unproblematisch, wenn ein Unternehmen zum debitorischen Kreditor wird und die Forderung innerhalb eines Wirtschaftsjahres verrechnet wird. Allerdings darf im Jahresabschluss ein negativer Saldo der Debitorenkonten die Summe der Forderungen nicht mindern. Buchhalterisch muss der negative Saldo also umgebucht werden, sodass er als „Sonstige Verbindlichkeit“ ausgewiesen ist.

Ausbuchung aus der Debitorenbuchhaltung

Offene Forderungen dürfen erst dann ausgebucht werden, wenn der Preis bezahlt oder die Abschreibung respektive Wertberichtigung vorgenommen wurde. Bei einer teilweisen Bezahlung muss für den jeweiligen Anteil analog vorgegangen werden. Der bezahlte Anteil wird den Erlösen gutgeschrieben, der Zahlungsausfall entweder wertberichtigt oder abgeschrieben.

Unterschied zwischen Kreditor und Debitor

Im Zeitraum zwischen einer erbrachten Lieferung oder Dienstleistung und der fälligen Zahlung räumt der Auftraggeber dem Auftragnehmer einen Kredit ein. Kreditorenkonten fassen die Verbindlichkeiten gegenüber anderen zusammen. Wie die Debitorenbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung Teil der Liquiditätsplanung eines Unternehmens. Die Kreditorenbuchhaltung verzeichnet die Fälligkeiten für Zahlungen.