Organizer

Was ist ein Organizer?

Ein Organizer ist ein Planer zum Eintragen von Terminen, To-dos und wichtigen Adressen. Die klassische Version ist ein Ringbuch, in dem der Nutzer wichtige Notizen handschriftlich vermerkt. Die Marke Filofax ist international für ihre Zeitplan-Bücher mit Einlegeblättern bekannt. Mit fortschreitender Technologisierung lösten elektronische Organizer dieses Prinzip großteils ab. Die elektronischen Helfer bestanden anfänglich aus handlichen Minicomputern, die mithilfe von Datenbanken Verabredungen, Geburtstage und Kontaktinformationen speicherten. Die Eintragung erfolgt mittels Tastatur. Elektronische Organizer haben sich sowohl im beruflichen Umfeld als auch im Privatleben als Terminplanassistenten durchgesetzt. Mit den sogenannten Bullet Journals kam der Trend zum analogen Erfassen von Kalendereinträgen und Projekten wieder auf.

Was genau ist ein PDA?

Ein PDA oder Personal Digital Assistant ist ein elektronisches Gerät, das zu Beginn der 1990er-Jahre die elektronischen Organizer ablöste. Er verwaltet und organisiert die Daten des Besitzers. Mit einem Eingabestift oder dem Finger geben Nutzer ihre Aufgaben und Termine ein. Der Funktionsumfang wurde im Laufe der Zeit erweitert, sodass Sie über den PDA auch Ihre E-Mails bearbeiten sowie Musik und Video abspielen können. Lange Zeit war das Modell Palm der Marktführer unter den PDAs. Der Hersteller gehört inzwischen zu Hewlett Packard. Seit etwa 2005 sinkt die Nachfrage nach PDAs stetig, weil sich andere Endgeräte durchsetzen.

Welche Rolle spielt das Smartphone im Vergleich zum PDA?

Spätestens mit der Einführung des iPhones im Jahr 2007 wurde die Organizer-Welt revolutioniert. Sowohl die Smartphones von Apple als auch die vergleichbaren Produkte auf Android-Basis bieten in der Regel einen weit größeren Funktionsumfang als PDAs. Sie benötigen mittlerweile nur noch ein einziges Gerät, um zu telefonieren, E-Mails zu versenden, Ihre Termine einzutragen sowie Adressen zu speichern, Fotos zu knipsen und vieles mehr. Über das Smartphone sind Sie in der Lage, Ihre Daten auf verschiedenen Endgeräten zu synchronisieren. Dadurch sind Sie am PC wie auf dem Tablet, Notebook und Handy immer auf dem aktuellen Stand. Persönliche Einstellungen ermöglichen individuelle Erinnerungszyklen.

Welche Organizer-Software gibt es?

Wenn Sie Ihr Smartphone oder das Tablet als professionellen, elektronischen Organizer benutzen möchten, dann konfigurieren Sie Ihre Geräte mittels verschiedener Apps. Asana ist ein Tool, mit dem Sie Projekte erstellen und dabei sogar Aufgaben inklusive Fälligkeitsdatum an Kollegen verteilen. Gerade in der Kreativbranche ist Mind Maps eine geniale Unterstützung. Die Software ermöglicht es, Ideen-Prozesse visuell darzustellen und zu organisieren. Eine hervorragende Hilfe, um Ihr Zeitmanagement zu optimieren, ist beispielsweise Toggl. Behalten Sie stets die Übersicht über alle Ihre Konten und Finanzprodukte, auf die Sie mithilfe von Outbank jederzeit sicheren Zugriff haben.

Wie gut ist der Datenschutz der elektronischen Organizer?

Falls Ihr Organizer eine Internetverbindung hat, dann schützen Sie Ihre Daten gut gegen Zugriff von Unbefugten. Schließlich würden Sie auch Ihren Ringbuchkalender nicht unbewacht im Café liegen lassen. Wer Kontodaten, Termine und Adressen elektronisch speichert, sollte das Endgerät mit einem ausreichenden und aktuellen Virenschutz ausstatten. Denken Sie insbesondere beim Smartphone daran, eine Antivirus-Software zu installieren. Darüber hinaus ist es sinnvoll, regelmäßig Cookies und Cache zu löschen, damit das Surfverhalten nicht aufgezeichnet wird. Gestalten Sie den manuellen Zugriff für Unbefugte durch die Vergabe eines Passworts, einer PIN oder durch die Speicherung Ihres Fingerabdrucks möglichst kompliziert. Wer nicht möchte, dass die Standortdaten gespeichert werden, der sollte die GPS-Funktion deaktivieren.

Welche Vorteile hat die digitale Terminplanung?

Einige der Pluspunkte der elektronischen Organisation zum Beispiel mittels Smartphones sind:

• Die Funktionsvielfalt ist durch die Möglichkeit der App-Erweiterung sehr umfangreich.
• Sie vergessen durch die Aktivierung des Erinnerungsmechanismus nie mehr wichtige Verabredungen.
• Dank der persönlichen elektronischen Assistenten von iPhone, Windows und Co. geben Sie Termine per Spracheingabe in den Kalender ein – tippen ist nicht mehr notwendig.
• Teilen Sie Ihren Kalender ganz oder teilweise zur Abstimmung mit Kollegen, Bekannten oder der Familie.
• Auf Wunsch synchronisieren sich alle Ihre Eintragungen auf den Endgeräten mit gleichen Betriebssystemen automatisch.
• Entfällt ein Termin, dann löschen Sie ihn mit einem Klick und brauchen nicht zu radieren oder überschreiben.

Dank der modernen elektronischen Organisationsmöglichkeiten ist Termin- und Projektplanung so einfach und effizient wie nie zuvor.